4.6/5 - (14 امتیاز)
شاخص های کلید عملکرد(KPI) به شما کمک میکند اساسی ترین دارایی و هزینه سازمان خود  یعنی کارکنان را بهینه سازی کنید این شاخص ها راهکار مؤثری برای رصد پیشرفت های تیم کاری خود در ارتباط با اهداف و فرایندهای کسب و کار مثل منابع انسانی، پیشرفت های فروش، بازاریابی و یا اهداف فروش را فراهم میکند. مدیریت عملکرد با استفاده از داشبوردهای KPI در اکسل یا سایر نرم افزارها و ارائه تصویری از وضعیت فعلی، روندهای تاریخی بسیار آسانتر می شود و تصمیم گیری بسیار تسهیل میگردد.

این مقاله به بازنگری نحوه شناسایی و بازنگری KPI ، نحوه ساختن داشبورد در اکسل و سایر نرم افزارها و انواع مختلف داشبوردهای KPI و چگونگی استفاده از آنها می پردازد. همچنین یک الگوی رایگان داشبورد در اکسل به شما ارائه می شود.

اگر میخواهید بدانید چرا باید از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنید این مطلب را بخوانید: داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنیم

داشبورد KPI کسب و کار چیست؟

یک شاخص کلیدی عملکرد، یک متریک کسب و کار است که به منظور ارزیابی فاکتورهای ضروری برای موفقیت یک سازمان به کار گرفته می شود. شاخص های کلید عملکرد در بین سازمان های مختلف متفاوت هستند. در یک شرکت، KPI ممکن است خالص درآمد و یا شاخص وفاداری مشتری باشد در حالی که KPI یک دولت ممکن است نرخ بیکاری در نظر گرفته شود. هر KPI که انتخاب شود می بایست بر فلسفه وجودی کسب و کار شما تاثیر گذار باشد.

یک داشبورد KPI راهی ساده برای داشتن اطلاع از وضعیت کسب و کار است. این ابزار اطلاعات مورد نیاز برای به اشتراک گذاری با تیم خود و رصد مسیر پیشرفت را به شما ارائه میکند و جایی که نیاز به اصلاح داشته باشد را به شما نشان میدهد.

طراحی داشبورد برای هر سازمان منحصر به فرد است زیرا طراحی هر داشبورد می بایست متناسب با نیازها و فرهنگ آن سازمان باشد. انعطاف پذیری و خلاصه سازی داده ها به منظور ارائه طرحی خوب از اطلاعات و آسان سازی دست یابی و فهم داده ها در تمام سطوح ضروری است.

مخترع داشبورد KPI کسب و کار

پدر KPI و داشبوردهایی که آن را رصد میکنند فردی به نام، پیتر دراکر، نویسنده، فیلسوف، مشاور مدیریت و به گفته خودش “اکولوژیست اجتماعی” است که راههایی که انسان ها خود را سازماندهی میکنند و با هم تعامل دارند را کشف کرد. او متخصصی سازمانی بود که میگفت” یک استراتژی بدون شاخص فقط یک آرزو است و استفاده از شاخص هایی که با استراتژی یکپارچه نشده باشد فقط هدر دادن وقت است”

علارغم وجود فناوری، داشبوردها تا اواخر سال 1990 محبوب نشدند، و تا بعد از اختراع KPI و معرفی کارت امتیاز متوازن s.KAPLAN و DAVID P.NORTON  به این توفیق دست نیافتند. امروزه استفاده از داشبوردها، یکی از اجزای اساسی مدیریت بر مبنای هدف (مدلی مدیریتی که تلاش میکند با تعریف اهدافی که مورد توافق مدیریت و کارکنان است و یکپارچه ساختن آن با اهداف سازمانی، عملکرد را بهبود بخشد) را شکل داده است.

یکی از اصول مدیریت بر مبنای هدف، استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت برای اندازه گیری عملکرد و موفقیت در مقابل اهداف تعریف شده است. از دیگر مزایای مدیریت بر مبنای هدف، بهبود انگیزه و مشارکت و بهبود ارتباطات بین مدیریت و کارکنان است.

مزایای یک چارچوب KPI

در مورد بهبود عملکرد و شاخص کلیدی عملکرد، بر اساس گزارش مؤسسه  KPI در آمریکا نشان داده شده است که 68% از شرکت کنندگان تأثیر مثبت این عامل را بر روی کسب و کار خود دیده اند. 43% از پاسخ دهندگان در ارزیابی نتایج موفقیت های خود بهبود داشته اند و 33% عنوان کردند که از نتایج استفاده از KPI در تصمیم گیری های خود استفاده کرده اند. یک چارچوب KPI، شاخص های کلیدی مرتبط با هم را در یک گروه قرار میدهد تا ساختاری بهتر ایجاد کند و تلاش ها را بهینه سازی میکند و فهمی از نحوه تأثیر عملکرد KPI مشخص بر روی دیگر KPI ارائه میکند.

ارزیابی شاخص های بین سازمان و فرد و استفاده از اطلاعات با استفاده از یک داشبورد خوب، بسیار آسانتر است. شما میتوانید با استفاده از این ابزار، مقایسه کنید، روندها را در طول زمان ببینید، توزیع ها را مشاهده کنید و ارتباطات بین اجزای مختلف سازمان را مشاهده نمائید. این داشبوردها اشتراک گذاری اطلاعات در بین بخش های مختلف سازمان، حل مسئله منظم، همکاری و پیش بینی را تسهیل میکند.

سایر مطالبی که خواندن آنها را به شما توصیه میکنیم:

اصول طراحی داشبورد مدیریتی اکسل

چگونه داشبورد مدیریتی در اکسل طراحی کنیم؟

اصول طراحی ظاهری داشبورد مدیریتی در اکسل

هشت نمونه و الگو از داشبورد فروش در اکسل

داشبورد منابع انسانی متریک

داشبور مدیریت فروش

چگونگی شناسایی و بازنگری شاخص های کلید عملکرد (KPI) شرکت

قبل از شروع به ساخت داشبورد KPI خود ، میبایست KPI خود را شناسایی کنید تا در مورد مشتریان خود و خواسته های آنان اطلاعاتی داشته باشید. به این معنی که کسب و کار خود و اهداف آن را درک کنید، اهداف کسب و کار را به اهداف قابل اندازه گیری تبدیل کنید و KPI برای هرکدام از اهداف انتخاب کنید.

در زیر نکاتی آمده است که می بایست در زمان انتخاب KPI مورد توجه قرار دهید:

  1. شناسایی متریک ها را به صورت تیمی انجام دهید

مشارکت کارکنان اطمینان میدهد که شاخص ها قابل اتکا و واقعی هستند. با استفاده از کارگروهی، کارکنان مشارکت خواهند کرد، فهم روشنی از اهداف به دست می آورند و نحوه ارتباط کار خود را با استراتژی سازمانی درک میکنند  و حس بهتری از مشارکت در رسیدن به اهداف به دست می آورند.

  1. از معیارهای s.m.a.r.t استفاده کنید

اهداف s.m.a.r.t به منظور فراهم آوردن ساختار و راهکار در طول یک پروژه و شناسایی هدف از پروژه طراحی می شوند. این شیوه در پیاده سازی اهدافی که با استراتژی سازمانی مرتبط است بسیار مفید است . هر شاخص می بایست : مخصوص اهداف کسب و کار و مشخص باشد (Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Attainable)، مرتبط با موفقیت سازمان (Relevant) و زمان بندی شده (Timely) باشد به این معنی که نتایج به صورت از پیش تعیین شده در بازه های زمانی مشخص قرار گرفته شده باشد.

  1. سه هدف اولویت دار را انتخاب کنید و بیش از سه KPI برای هر هدف نداشته باشید

بر روی اتصال KPI یا شاخص ها با اهدافی که بسیار مستقیم هستند تمرکز کنید و شواهد بیشتری را جمع آوری نمائید.

  1. متریک های زیاد اضافه نکنید

KPI میبایست به صورت فعالی مدیریت شود تا مؤثر باشد. اگرچه ممکن است فشارهایی برای اضافه کردن KPI وجود داشته باشد، متریک میبایست مخصوص عملیات باشد و منحصراً به اهداف مربوط به بهبودی متصل باشد.

  1. به صورت ساختاریافته ای بازنگری را انجام دهید

محیط کسب و کار و دیگر فاکتورها در طول زمان تغییر میکند بنابراین مهم است که چابک باشد. KPI ممکن است نیاز به اصلاح داشته باشد. آنها را مرتبط به اهداف نگه دارید و تعداد آنها را با استفاده از معیارهای smart کم کنید.

  1. از بازنگریها بعنوان فرصتی برای به اشتراک گذاری موفقیتها استفاده کنید.

بازنگری با همکاری اعضای تیم به صورت منظم، فرصتی مناسب برای تقدیر از کارهای بزرگ، بالا نگه داشتن انگیزه و درخواست ورودی است. زمانی که قسمت هایی نیاز به توجه دارد، تیم میتواند ایده هایی ارائه دهد تا فعالیتها به حالت معمول برگردد.

 

یک  طرح خوب داشبورد KPI:

  1. خواندن و فهم آن آسان است.

داده ها  و KPI را به صورت منطقی گروه بندی کنید و به شیوه ای مصورسازی را انجام دهید که درک سریع مطالب را ممکن سازد.یکی از راههای انجام این کار این است که از template های وبسایت های بزرگی مثل آمازون و یاهو استفاده کنید. از آنجایی که این وبسایت ها دائما توسط متخصصان تست می شوند، منبعی خوب برای طراحی و ایده های راهبری هستند.

  1. به روز رسانی آن آسان باشد

هرچه کسب و کار شما رشد میکند و شرایط تغییر میکند، از پلتفرمی حسی تر و شهودی تر استفاده کنید. بازبینی آسان همچنین مقبولیت بیشتری را ایجاد خواهد کرد.

  1. محل ذخیره ای برای روند های تاریخی و تصاویر فعلی

استفاده از طبقه بندی هایی که شناسایی کرده اید و یک تا سه KPI شما را قادر می سازد که پیشرفت انجام شده، چیزهایی که در گذشته بدست آمده و اتفاقاتی را که می بایست بیافتد تا به هدف برسید؛ سریعاً درک کنید.

  1. اطلاعات را به بهترین شکل ارائه دهید

تزئینات را کنار بگذارید. داشبوردهای موجود در خودرو سرنخ خوبی برای طراحی داشبورد خوب است. فقط زمانی از انیمیشن یا دیگر تزئینات استفاده کنید که به فهم بیشتر منجر شود.

  1. به صورتی ساخته شود که تصمیم گیری در لحظه را امکان پذیر سازد

یک قانون ساده این است که بیشتر از 7 شیء در داشبورد نباشد. ولی تراکم در صفحه نمایش بستگی به کاربر و نمایش اطلاعات در طول زمان دارد. مبتدی ها ممکن است با دیدن اطلاعات به صورت یکجا گیج شوند ولی می بایست  شرایطی را فراهم کنید که با تعداد کمی کلیک به اطلاعات مورد نظر خود دست پیدا کنند.

انواع داشبوردهای KPI

حال که KPIهای  خود را میدانید، میتوانید شروع به ارائه اطلاعات بزرگ در سازمان خود در یک صفحه نمایش کنید. از جدول ها، نمودارهای خطی، نمودارهای میله ای و شاخص ها برای رصد KPI استفاده کنید. داشبورد شما نقاط داده ای را که موجب رشد در کسب و کار شما می شود را مستحکم و اتوماتیک میکند.

سه نوع اصلی از داشبوردها وجود دارد:

  • داشبورد استراتژیک/ اجرایی: مدیران در تمام سطوح سازمان میتوانند اطلاعات لازم خود را در مورد سلامت سازمان ببینند و پتانسیل های موجود برای گسترش و بهبود سازمان را شناسایی کنند. این داشبوردها تمام اطلاعات لازم را برای تصمیم گیری های پچیده ارائه نمیکنند ولی می بایست به صورت روشنی فرصت ها را برای تحلیل های بعدی شناسایی کنند.
  • داشبورد تحلیلی: با مقایسه بین زمان و متغیرهای چندگانه از داده ها برای فهم روندها استفاده می شود. داشبوردهای تحلیل اغلب اطلاعات بیشتری نسبت به داشبوردهای استراتژیک یا عملیاتی را شامل می شود. در حالی که داشبوردهای تحلیل می بایست تعامل بین داده ها از جمله مشاهده داده ها با جزئیات فزاینده را تسهیل کنند، توان آنها در مقایسه داده ها در زمان های مختلف و با متغیرهای چندگانه می بایست حتما حفظ شود.
  • داشبورد عملیاتی: این داشبورد در زمان واقعی فعالیت میکند تا کاربر را از انحراف از نرمال هشدار دهد. این داشبوردها می بایست هشدارهای خاصی به کاربر بدهد و اطلاعات لازم برای برگشت به نرمال را سریعاً در اختیار آنها قرار دهد.

میتوانید از KPI کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت به ترتیب برای  سطح مدیران اجرایی، سطح مدیریت و سطح کارکنان استفاده کنید. KPI را دائماً تست کنید و ارزیابی نمائید تا رشدی را در کسب و کار خود ایجاد کنید.

قالب های داشبورد KPI در اکسل

برای آشنایی با مزیت های استفاده از اکسل برای ساخت داشبوردها، مطلب داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنیم را مطالعه کنید.. این قالب به شما امکان میدهد که KPI های چندگانه را به صورت نموداری و جدولی ببینید. شما میتوانید متریک ها و میانگین ها و اهداف را به ازای هر KPI با یکدیگر مقایسه کنید نمودارهایی برای اهداف و بودجه واقعی، کل بودجه و درآمد واقعی، درآمد کل، سود حاشیه ای و نرخ بدهی به دارایی وجود دارد.

در این قالب دو پنجره وجود دارد: یک کاربرگ برای داشبورد KPI و تمام نمودارهای آن و کاربرگ دیگری برای داده های KPI جایی که میتوانید داده های خام خود را که داشبورد را می سازند، اضافه و اصلاح کنید. میتوانید به پنجره داده رفته و تمام KPI و داده ها را تغییر دهید و اطلاعات مربوط به سازمان خود را در آن وارد کنید. هر جدول فرمول های تعیین شده ای دارد که در ستون ها اعمال می شود و همچنین متغیرهایی مثل سود حاشیه ای و… را محاسبه میکند.

مشترک شدن
Notify of
guest

6 نظرات
نظردهی درون متنی
مشاهده همه نظرات
مهدی

ممنون از مطلب خوبتون کاش میفرمودین منبع مقاله شما چی بوده؟ ترمجه بوده یا کتاب خاصی یا اینکه از ترکیب چند کتاب نوشته شده. اگه کسی بخواد بشیتر مطالعه کنه به کجا باید مراجعه کنه؟
ممنون میشم توضیحی دراین خصوص بدید.

امیر دایی

منبع این مطلب سایت https://www.smartsheet.com هست. برای مطالعه بیشتر کتاب های خوبی در زمینه KPIها ترجمه شده ولی منابع انگلیسی بسیار غنی تر هستن که با سرچ در گوگل به راحتی می تونید پیداشون کنید.

مریم نعیممی

سلام
جایی برای دانلود فایل نیست.
🙂

امیر دایی

سلام
دانلود چه فایلی منظورتون هست؟

رضا طباطبایی

سلام و ممنون از مطلب عالیتون
یه سوال متفرقه داشتم، فونتی که استفاده می کنید چه فونتی هست؟ خیلی زیباست و می خوام تهیه کنم. راهنمایی می فرمایید؟
ارادتمند-طباطبایی

امیر دایی

فونت استفاده شده در سایت فونت tanha هست که با یک سرچ ساده می تونید اونا دانلود کنید.