4.8/5 - (13 امتیاز)
اکسل یکی از بهترین و ارزان قیمت ترین نرم افزارها (در ایران تقرییا رایگان) برای مدیریت و نمایش داده های حجیم و پیچیده است. این نرم افزار ویژگی هایی در زمینه کار با داده و پردازش اطلاعات دارد که بسیاری از افراد حتی تصور وجود این قابلیت ها را ندارند.در این مقاله، به بررسی چند روش و راه حل میپردازیم که شما را در ایجاد یک فایل خوب اکسل یاری و از بروز مشکلات رایجی که در کار با اکسل رخ میدهد، جلوگیری میکند.

اگر شما هم تاکنون صفحات گسترده اکسل را پرینت کرده باشید، احتمالا با مشکل ناپدید شدن عناوین ردیف یا ستون، یا حذف شدن قسمتی از ورک شیت و قرار نگرفتن در صفحه پرینت شده، مواجه شده اید. اما، بروز چنین مشکلاتی در اکسل به معنای مناسب نبودن این ابزار برای کار با داده نیست؛ به راحتی تسلیم نشوید.

مسئله 1: زمانی که به سمت پایین شیت اسکرول میکنم، عنوان ستون ها ناپدید میشوند!!

یکی از اولین چیزهایی که در کلاسهای اکسل فرامیگیرید، این است که این مشکل آزاردهنده را در صفحه گسترده خود رفع کنید. اکسل دارای یک ویژگی بسیار ساده  به نام Freeze panes برای رفع ناپدید شدن عناوین ستون و ردیف در زمان اسکرول کردن است.

با استفاده از ویژگی Freeze panes زمانی که به سمت پایین یا در جهات ورک شیت خود حرکت میکنید، عناوین یا هر تعداد ردیف یا ستون که انتخاب کرده باشید همراه با شما حرکت میکند. برای ثابت کردن عناوین ستون ها در اکسل با استفاده از ویژگی  freeze panes کافیست در یکی از سلول های داده های خود قرارگیرید و از تب view ریبون اکسل، گزینه freeze و سپس freeze top Row را انتخاب کنید. به همین شکل میتوانید برای ثابت کردن عناوین ردیف( ستون اول) گزینه freeze first Row را انتخاب کنید.

برای اطلاعات بیشتر در زمینه سایر روش های فریز کردن سطر و ستون در اکسل و استفاده از گزینه freeze panes مطلب زیر را مطالعه کنید:

مسئله 2: زمانی که ورک شیت را پرینت میکنیم، اطلاعات به چند صفحه تقسیم میشود!

شاید یکی از رایج ترین مشکلاتی که افراد در انجام پرینت با آن مواجه میشوند، تقسیم شدن اطلاعات پرینت شده به چند صفحه می باشد. یکی از ساده ترین روش ها برای رفع این مشکل در اکسل استفاده از گزینه “page break preview” است. با استفاده از این گزینه که در تب view اکسل قرار دارد، میتوانید حالتی که پرینتر داده های شما را مشاهده میکند را ببینید. شما میتوانید با درگ کردن خط آبی رنگ به نقاط دلخواه، صفحات پرینت را مشخص کنید.

البته به یاد داشته باشید که با تغییر این خطوط آبی رنگ مقدار اطلاعاتی که در صفحه پرینت قرار داده میشود، تغییر میکند و به تبع آن مقدار زوم بر روی داده ها نیز تغییر میکند.

مسئله 3: میخواهیم محتوای یک سلول را بدون تایپ دستی، به دو سلول تقسیم کنیم!

معمولا این مسئله زمانی رخ میدهد که بخواهیم داده ها را از یک ورک بوک دیگر، سند ورد، وبسایت و … به ورک شیت منتقل کنیم. برای مثال، ممکن است لیست کاملی از داده ها را در اختیار داشته باشید که هرکدام از سلول ها شامل قسمت های مختلفی از اطلاعات باشند و شما به صورت تفکیک شده به این اطلاعات نیاز داشته باشید. برای مثال: “احسان رضایی, 28/خرداد/1371”

معمولا راههای ساده و پیچیده متنوعی برای رفع این مشکل وجود دارد. ولی یکی از ساده ترین راهها برای تفکیک محتوای یک سلول، استفاده از خاصیت “text to columns” در تب data است که با چند کلیک ساده و به روش زیر محتوای سلول را تفکیک میکند.

برای تفکیک نام از تاریخ تولد، ابتدا یک ستون خالی در کنار ستون داده ایجاد کنید که قسمت دوم محتوای سلول در این ستون قرار گیرد. سپس، کل ستونی را که شامل اطلاعات خواسته شده می باشد، هایلایت کنید، در تب data ریبون اکسل، گزینه “text to columns” را انتخاب کنید. در پنجره باز شده می بایست نوع تفکیک را از بین گزینه های “delimited” (تفکیک داده ها از محل یک کاراکتر خاص مثل کامل، نقطه و …) یا  “fixed width” ( تفکیک داده ها بر اساس تعداد خاصی از کاراکتر) انتخاب کنید. ما بر اساس نوع اطلاعاتی که میخواهیم تفکیک کنیم گزینه delimited را انتخاب میکنیم زیرا از آنجایی که تعداد کاراکترهای هر نام خاص در لیست ما با هم متفاوت است استفاده از گزینه “fixed width” امکان پذیر نیست.

در این مثال، علامت کاما، داده های ما را در سلول از هم تفکیک میکند، بنابراین گزینه  comma را بعنوان جداکننده انتخاب میکنیم و سپس گزینه های next و Finish را انتخاب میکنیم. همانطور که گفتیم بر اساس سطح معلومات شما از نرم افزار اکسل و همچنین ساختار و نوع داده های شما، روش های مختلفی برای تفکیک اطلاعات در اکسل وجود دارد اما روش گفته شده یکی از ساده ترین روش های موجود می باشد.

همانطور که در زیر مشاهده میکنید پس از استفاده از این قابلیت داده ها به شکل زیر تبدیل میشوند: 

مسئله 4: میخواهم محتوای دو یا چند سلول را با هم ترکیب کنم!

افراد ممکن است به دلایل بسیار متنوعی نیاز داشته باشند محتوای چند سلول را با هم ترکیب کنند. برای مثال، در ساده ترین حالت فرض کنید دو ستون در اختیار دارید که در یکی نام و دیگری، نام خانوادگی مشتریان خود را قرار داده اید. حال ممکن است به دلایلی بخواهید این دو ستون را با هم ترکیب کنید. به عبارت دیگر نام و نام خانوادگی مشتریان را در یک ستون بگنجانید.

بسیاری از افرادی که به تازگی کار با اکسل را شروع کرده اند، احتمالا شروع با تایپ این مقادیر به صورت دستی میکنند، که این کار وقت و انرژی بسیار زیادی را از کاربر می گیرد. در واقع اکسل به منظور رفع همین مشکلات و عدم انجام کارها به صورت دستی اختراع شده است.

مایکروسافت این مسئله را پیش بینی کرده و تابع Concatente را برای رفع آن ارائه کرده است. با استفاده از این تابع میتوانید داده های خود را به هر تعداد که نیاز داشتید به هم بچسبانید. در این مثال نیز میتوانید با استفاده از تابع concatenate و فرمول زیر به سرعت و در یک ثانیه محتوای دو یا هر تعداد ستون را با هم ترکیب کنید.

=concatenate(A1,” “,B1)

 

کاراکتر فاصله ” ” که در میانه فرمول استفاده شده است، در واقع جداکننده ای است که نام و نام خانوادگی را در ستون جدید از هم تفکیک میکند و در صورتی که از این کاراکتر استفاده نشود، نام و نام خانوادگی به هم میچسبند.

مسئله 5: به یک راه حل آسان برای ایجاد یک لیست عددی یا لیست تاریخ احتیاج دارم!

در اکثریت کارهایی که در مورد داده ها انجام میدهیم، نیاز به لیست های عددی(1,2,3,…)، ماه(فروردین، اردیبهشت و …)، هفته(یکشنبه،دوشنبه و …)، … داریم تا داده های خود را به صورت معنادارتری ارائه و سازماندهی کنیم. در نسخه های قدیمی اکسل بسیاری از این لیست ها وجود نداشتند و می بایست به صورت دستی لیست ایجاد میکردیم ولی در نسخه های جدید، این مشکل تا حدودی رفع شده است.

فرایند استفاده از لیست های اکسل، بسیار ساده و تا حدودی سرگرم کننده است. برای وارد کردن یک لیست کافیست مقدار اول را در سلول اول وارد کنید و سپس اشاره گر ماوس را بر روی سلول قرار دهید تا علامت پایین و سمت راست سلول به حالت “+” تبدیل شود. سپس با کشیدن این علامت به تعداد سلول دلخواه لیست به صورت اتوماتیک وارد میشود.

در بعضی از موارد نیاز است که شما به جای یک سلول، دو سلول را به صورت دستی وارد کنید تا اکسل به درستی الگوی مورد نظرشما را تشخیص دهد.

در قسمت اول این مطلب تلاش کردیم 5 مسئله عمده ای را که معمولا افرادی که به تازگی کار با اکسل را آغاز کرده اند با آن مواجه میشوند، بررسی کنیم. در قسمت دوم این مطلب مسائل بیشتری از این قبیل را بررسی خواهیم کرد.

برای مشاهده قسمت دوم این مطلب میتوانید به صفحه زیر مراجعه کنید:

۱۰ راه حل برای مشکلات رایج در فایل های اکسل (قسمت دوم)

مشترک شدن
Notify of
guest

107 نظرات
نظردهی درون متنی
مشاهده همه نظرات
حسین1998

سلام.وقت بخیر.ممنون از سایت خوبتون.
من یه مشکل دارم وقتی فایل های اکسل رو باز میکنم در کوچک ترین حالت ممکن باز میشه و باید maximize کنم حتما.حتی بعد سیو میکنم باز هم دوباره همین جوری هست.ممنون میشم راهنمایی کنید.

امیر دایی

نرم افزار اکسل رو توی ویندوز جستجو کنید و به صورت خالی (فایل نباشه) باز کنید، بعد فایل خالی رو به صورت maximize کنید، فایل رو ذخیره کنید و اکسل رو ببینید. حالا یه فایل باز کنید باید درست شده باشه.

محمد

وقتی یه چیز از کروم کپی میکنم دیتا رو زیر هم تو یه ستون میندازه مشکلش چیه ؟؟؟

امیر دایی

اگر دیتایی که کپی می کنید توی پاراگراف های مختلفی باشه یا با line break به خط بعد منتقل شده باشه موقع کپی و پیست کردن توی سلول های مختلف زیر هم قرار می گیرند.
اگر میخواید توی یک سلول باشه، اول روی سلول دوبار کلیک کنید و بعد داخل سلول پیست رو انجام بدید.

محمد

چند تا سطر داریم و هر سطر بعد از کپی باید به صورت سلول سلول کنار هم بیوفتن ولی کلا توی همون ستونی که پیست میکنم کل دیتا میوفته و سلول سلولم هست نمیشه لاین بریک زد
مثلا جدول کپی میکنم و کل جدول میندازه تو یک ستون

الان تنها راهی ک برام مونده اینه ک دونه دونه سطرارو کپی کنم بعد دوباره کپی کنم با ترنسپز بندازمشون کنار هم :/

بازم مرسی جواب دادین فک کنم

امیر دایی

شما مساله ای که دارید و واضح توضیح نمی دید. وقتی به صورت متنی دارید سوال رو می پرسید باید با جزئیات توضیح بدید تا بشه کاری که میخواید انجام بدید رو تصور کرد. الان نه شکل داده های کپی شده مشخص هست، نه چیزی که پیست میشه رو دقیق تشریح کردید و نه شکل چیزی که باید باشه رو توضیح دادید.

محمد

ببخشید وقتتونو گرفتم
فرضا یک جدول ۵×۵ داریم داخل مرورگر که میخوایم کپی کنیم وقتی داخل اکسل پیست میشه به صورت ۲۵x1 در میاد، یعنی همش داخل یک ستون پیست میشه .
حالت اسپشیال پیستم نداره یعنی فقط میشه با فرمت یا بدون فرمتش پیست کرد که در هر دو صورت داخل یک ستون پیست میشه .

دلیلشم فرمت سایت نیست چون کلی سایت دیگه رم تست کردم .
حتی سطرارو به صورت تکی هم نمیتونم بندازم .
عجیبه یه کم :/

امیر دایی

اگر لینک سایت رو هم ارسال کنید خیلی راحت تر میشه دیتا رو دید. ولی به صورت کلی ممکنه در ساختار سایت شبیه جدول باشه ولی در باطن جدول نباشه و با تگ های html شکل جدول رو درست کرده باشن. در این صورت از لحاظ اکسل هر کدوم از اون بخش ها یک پاراگراف در نظر گرفته میشه و دیتا رو زیر هم قرار میده.
از پاور کوئری کمک بگیرید شاید بتونه ساختار 5×5 رو شناسایی کنه.
خوانش داده ها از وب سایت با پاور کوئری

ناهید

سلام من داشتم بااکسل کار میکردم یهوصفحه خاکستری شد ودیگه فایلم باز نشد باید چکار کنم ؟

امیر دایی

اگر فایلتون آسیب دیده باشه تقریبا راهی برای درست کردن فایل ندارید.

amir

سلام وقت بخیر من توی چند سلول عدد اعشاری 3.316 رو دارم وقتی ضرب میکنم به چند سلول دیگه ضرب رو اشتباه جواب میده

امیر دایی

دوتا مشکل ممکنه وجود داشته باشه.
1- رقم های اعشاری که دارید توی فرمت سلول میبینید کمتر از رقم های اعشار واقعی داخل سلول هست. تعداد رقم های اعشار ستون رو بیشتر کنید تا ببینید مقدارهای اعشار بیشتری نداشته باشه.
2- اکسل بعضی از اعداد اعشاری رو اونطوری که فکر می کنید حساب نمی کنه. مثلا این فرمول رو توی اکسل بزنید و نتیجه رو ببینید.

=(1.2-1.1)*10000000000000000
ایزدی

سلام وقتتون بخیر
یک کد 21 رقمی دارم به عنوان الگو که 3 رقم اخرش از یک باید شروع بشه تا 999 چون اولش 0 هست فرمتشو به text تغییر دادم حالا اگه بخوام خودکار برام به ترتیب بنویسه باید چیکار کنم؟ فرمتشو که به نامبر تغییر میدم صفر اول از بین میرده و رقم اخر را صفر میکنه

امیر دایی

از ترکیب تابع text و الگوریتم تولید کدی که دارید استفاده کنید.

محمودخادم

سلام
سلول ها خاكستري است.تغييررنگ جواب نمي دهد.

امیر دایی

من که سوالتون رو متوجه نشدم. مشکلتون و کاری که میخواد انجام بدید رو کامل و شفاف توضیح بدید.

فاطمه کاظمی

سلام
من فایل اکسل دارم متاسفانه باز نمیشه .از روش اپن ادونس …. (dd) رفتم باز نشد

امیر دایی

فایل رو توی گوگل درایو آپلود کنید. اگر توی گوگل باز نشه، یعنی خراب شده و اصلاح کردنش کار هر کسی نیست.

محبوبه آوریده

سلام وقتتون بخیر، من صفحات فایل اکسلم بهم ریخته، چطور میتونید کمک کنید؟

امیر دایی

باید منظورتون از بهم ریخته رو توضیح بدید، اگر بتونم راهنمایی می کنم.

محمد

سلام وقت بخیر من تو فایلم sum if استفاده کردم و مقادیر از یک فایل دیگه میخونم ولی حتما باید فایلم باز باشه تا فرمولم جواب ها رو نشون بده

امیر دایی

سلام
در توابع شرطی باید حتما فایل برای انجام محاسبات باز باشه. می تونید از تابع sumoproduct به جای توابع شرطی استفاده کنید.

حمزه لی

سلام. فایل اکسلی دارم که در آن پاورکوئری زدم. موقع باز کردن پیغام network error می دهد و اکسل هنگ می کند. چطور می توانم این مشکل را حل کنم؟

امیر دایی

سلام
اگر استفاده از پاور کوئری تقریبا ربطی به این مساله نداره. حتی اگر به فایل یا دیتابیستی در شبکه وصل شده باشید، تا موقعی که کوئری رو رفرش نکنید اتصال رو چک نمی کنه. معمولا این مشکل از خود نرم افزار اکسل هست. برای حلش هم معمولا اینطوری درست میشه: اول سیستم رو shut down کنید، بعد از اینکه بالا اومد توی صفحه لاگین restart کنید.