شاید در نگاه اول فکر کنید پرینت در اکسل نیاز به مطالعه ندارد و کافیست کاربرگ خود را باز کنید، دستور print را انتخاب کنید و کار تمام است! اما پرینت در اکسل دارای نکات و ترفندهایی است که فقط حرفه ای ها از آن اطلاع دارند.

دلایل بسیار متعددی وجود دارد که باعث میشوند شما نتوانید از پرینت استاندارد و دستور ساده print در اکسل استفاده کنید. هنگام پرینت ممکن است:

• در بعضی از موارد داده هایی که قصد پرینت آنها را داریم در محل های مختلف قرار دارند
• قصد داریم صرفاً قسمت هایی از داده های یک شیت را پرینت کنیم
• از حاشیه های استاندارد در صفحه پرینت استفاده نکنیم و …

در این آموزش سعی کرده ایم تمام چالش های هنگام پرینت را یادآور شویم : )

فهرست محتوا:

• دانلود فایل تمرین
• مشاهده page layout
• تغییر حالت صفحه از عمودی به افقی (page orientation)
• اضافه کردن و حذف page break (برش صفحه)
• اصلاح محدوده پرینت (print area)
• نحوه پرینت کردن خطوط شطرنجی در اکسل
• مقیاس بندی سند برای پرینت
• اضافه کردن header(عنوان) یا Footer(پاورقی) در پرینت
• اصلاح حاشیه صفحه (page margin)

دانلود فایل تمرین

برای همراه شدن با و انجام تمرین هایی که در این مطلب خواهیم گفت میتوانید فایل ورک بوک تمرین را از لینک زیر دانلود کنید.

فایل تمرین ( excel print)

مشاهده page layout

 بسیاری از کاربران اکسل، در تمام دوران استفاده از این نرم افزار از حالت Normal خارج نشده اند. اما اکسل دارای نماهای دیگری نیز هست که در مواردی استفاده از آنها خالی از فایده نیست. شما میتوانید با استفاده از نمای page layout  در تب View نحوه پرینت شدن اطلاعات خود در اکسل را قبل از پرینت مشاهده کنید. برای مثال در صورتی که فایل تمرین را از نمای page layout مشاهده کنید، به شکل زیر خواهد بود:

همانطور که مشاهده میکنید در نمای page layout اکسل، صفحات پرینت و مرز بین صفحات به روشنی نشان داده شده است.

تغییر حالت صفحه از عمودی به افقی (page orientation)

یکی از ساده ترین نرفندهایی که برای افزایش کیفیت پرینت اطلاعات در اکسل میتوانید استفاده کنید، تغییر page orientation است. در بسیاری از موارد حجم اطلاعات شما زیاد است و قادر به پرینت کردن آنها در یک صفحه نیستید. در این موارد میتوانید با تغییر حالت صفحه اکسل از عمودی به افقی تعداد ستون های بیشتری را در صفحه پرینت جا دهید و به سادگی مشکل را رفع کنید.

برای دسترسی به این گزینه در اکسل، در تب page layout گزینه Orientation را کلیک کنید. از این قسمت میتوانید حالت های portrait(عمودی) و landscape (افقی) را انتخاب کنید.

اصلاح محدوده پرینت (print area)

به صورت پیش فرض اکسل تمام اطلاعاتی که در ورک شیت شما قرار دارد را پرینت میکند. ولی در اکثریت موارد ما تمام اطلاعات موجود در ورک شیت را لازم نداریم. در این موارد چه باید کرد؟

اگر قصد دارید صرفاً بخشی از اطلاعات درون ورک شیت را پرینت کنید، می بایست محدوده پرینت خود را اصلاح کنید. این تنظیمات قسمتی از داده ها که می بایست پرینت شود را برای اکسل مشخص میکند. برای درک بهتر موضوع به نمونه زیر دقت کنید.

اگر فایل تمرین را دانلود کرده باشید مشاهده میکنید که شیت اول دارای دو گروه از اطلاعات است. اگر بدون تنظیم محدوده پرینت، این شیت را پرینت کنیم، قسمت اول و یک ستون از قسمت دوم پرینت خواهد شد:

پرینت گرفتن قسمت اول اطلاعات 

اما در صورتی که بخواهیم فقط قسمت اول از اطلاعات پرینت شود، به شکل زیر عمل میکنیم:

1. محدوده ای را که میخواهیم پرینت کنیم، انتخاب میکنیم (دراین مثال، محدوده A1:D100)

2. در تب page layout گزینه print area  و سپس Set print Area را انتخاب میکنیم.

حال همانطور که مشاهده میکنید محدوده پرینت هایلایت شده است. البته کمی کم رنگ است ولی با کمی دقت خط خاکستری رنگ محدوده صفحات را میتوان مشاهده کرد.

کنار هم قرار دادن بخش های مختلف از یک شیت هنگام پرینت

اما اکسل یک قابلیت منحصر به فرد دیگر نیز پیش بینی کرده است. با استفاده از این قابلیت میتوانید بخش های مختلف از شیت را در کنار هم قرار دهید و پرینت کنید. برای مثال فرض کنید میخواهیم یک ستون از قسمت دوم شیت را نیز به گروه اول اطلاعات شیت اضافه کنیم و سپس پرینت را انجام دهیم.

برای انجام این کار، پس از انتخاب گروه اول و تنظیم آن بعنوان محدوده پرینت(Print area) به شیوه گفته شده در بالا، این بار گزینه Add to print area را شبیه به تصویر زیر انتخاب میکنیم.

حال قسمت دوم اطلاعات نیز به محدوده پرینت اضافه شده است.

اضافه کردن و حذف page break (برش صفحه)

اگر پرینت شما در صفحات مختلف قرار می گیرد، میتوانید با اضافه کردن page break (برش صفحه) چارچوب آن را کنترل کنید.

در ورک شیت دوم فایل تمرین، مشاهده میکنید که حجم زیادی از اطلاعات را داریم. این اطلاعات در صورت پرینت در چهار صفحه قرار می گیرد. با اینحال، در میانه دومین صفحه، یک عنوان وجود دارد که اطلاعات ما را به دو بخش تقسیم میکند:

ما میتوانیم با اضافه کردن یک page break، این عنوان را به ابتدای سومین صفحه(به جای میانه صفحه دوم) منتقل کنیم.

1. ابتدا ردیفی را که میخواهید پس از page break در ابتدای صفحه بعد قرار گیرد، انتخاب کنید (در این مثال ردیف 55)

2. سپس در تب page layout گزینه Breaks و  سپس  Insert Page Break را انتخاب کنید:

حال مشاهده میکنید که عنوان جدید در ابتدای صفحه سوم قرار گرفته است:

شما همچنین میتوانید از برش صفحه عمودی نیز استفاده کنید. برای انجام این کار، ستون سمت راست محلی که میخواهید page break اعمال کنید را انتخاب کنید و دستور Page Layout > Breaks > Insert Page Break را انتخاب کنید.

برش های صفحه را میتوانید به راحتی در اکسل حرکت دهید و به محل دلخواه منتقل کنید. برای انجام این کار در تب View شبیه به تصویر زیر وارد نمای Page Break Preview شوید:

در این نما میتوانید داده هایی را که در هرکدام از صفحات قرار گرفته است مشاهده کنید و در صورت نیاز بر روی آنها کلیک کنید و به محل دلخواه بکشید(درگ کنید)

برای حذف page break نیز کافیست ردیف پایین page break که میخواهید حذف کنید را انتخاب کنید و دستور Breaks > Remove Page Break را کلیک کنید.

نحوه پرینت کردن خطوط شطرنجی در اکسل

به صورت پیش فرض اکسل خطوط شطرنجی بین سلول ها را پرینت نمیکند. طبیعی است که در بسیاری از موارد شما احتیاج به این خطوط ندارید. ولی مواردی وجود دارد که میخواهیم این خطوط در صفحه پرینت ظاهر شوند. برای پرینت خطوط شطرنجی(gridlines) در اکسل به شکل زیر عمل کنید:

شبیه به تصویر زیر، در تب page layout، تیک مربوط به print را در قسمت gridlines فعال کنید. بدیهی است که برای ظاهر نشدن این خطوط در صفحه پرینت کافیست همین تیک را بردارید.

مقیاس بندی سند برای پرینت در اکسل

اضافه کردن page break و  تنظیم محدوده پرینت میتواند برای پرینت بخش هایی از سند و بخش بندی کلی صفحه پرینت بسیار کاربردی باشند. ولی در بعضی از مواقع نیاز است کارهای پیچیده تری در زمینه پرینت در اکسل انجام شود.

اگر حجم  اطلاعات شما زیاد نیست و در یک صفحه قرار دارد (شبیه به اطلاعات موجود در شیت سوم از فایل تمرین) پرینت آن در یک صفحه کار ساده ای است. اما کار با داده های بزرگ و اطلاعاتی که در چندین صفحه قرار گرفته است میتواند کمی دشوارتر باشد. در این صورت بهتر است پرینت خود را در تعداد صفحات بیشتری قرار دهیم.

در تب page layout، فلش کنار گروه scale to fit را کلیک کنید:

در پنجره page set up دکمه رادیویی Fit to را فعال کنید و تعداد صفحاتی را که میخواهیم اطلاعات پرینت شده در آن قرار گیرد مشخص کنید.

در صورتی که حجم اطلاعات شما بیشتر است، ممکن است نیاز باشد، تعداد صفحات عرض(width) و ارتفاع(height) را تغییر دهید.

البته به خاطر داشته باشید که استفاده از گزینه Fit to: و انتخاب مقیاس های مختلف برای پهنا و ارتفاع اطلاعات پرینت شده ممکن است باعث شود، اطلاعات شما در صفحه پرینت بسیار کوچک شوند. پس بهتر است با دقت بیشتری از این گزینه در اکسل استفاده کنید.

اضافه کردن header(عنوان) یا Footer(پاورقی) در پرینت

نمای page layout که در ابتدای مقاله در مورد آن صحبت شد، ایجاد عنوان یا پاورقی را بسیار ساده کرده است. کافیست در این نما قرار بگیرید و ماوس خود را در محدوده عنوان یا پاورقی قرار دهید تا گزینه های “Add header” “Add footer.” ظاهر شود.

کافیست در این محدوده ها کلیک کنید و شروع به تایپ کنید.

همچنین در تب Insert نیز گزینه Header & Footer  وجود دارد که استفاده از آن میتواند مفید باشد. با انتخاب این گزینه در تب insert منو زیر باز خواهد شد:

در این قسمت میتوانید گزینه های مختلفی از قبیل:

• شماره صفحه،
• تعداد صفحات،
• تاریخ،
• نام فایل،
• مسیر فایل
• و …

را میتوانید برای قرار گرفتن در قسمت عنوان یا پاورقی انتخاب کنید.

همچنین قابلیت های خوبی برای بالا بردن کیفیت هدر یا فوتر در اطلاعات پرینت در اکسل قرار داده شده است. برای مثال:

• قرار گرقتن عنوان در صفحه اول،
• عنوان های مختلف در صفحات زوج و فرد،
• هم راستا کردن عنوان و پاورقی با حاشیه صفحات
• و …

اصلاح حاشیه صفحه (page margin) برای پرینت در اکسل

در صورتی که از حاشیه استاندارد در صفحات پرینت شده اکسل راضی نیستید با ما همراه باشید.  میتوانید از تنظیمات page margins مقدار حاشیه در صفحات پرینت کمتر یا بیشتر را انتخاب کنید.

روش اول

ساده ترین راه برای انجام این کار استفاده از گزینه Margins در تب page layout است. در این قسمت میتوانید از گزینه های مختلف موجود استفاده کنید. مانند Normal(استاندارد)، wide(گسترده) و Narrow(باریک) یا Custom Margins را انتخاب کنید و مقدار حاشیه مورد نظر خود را وارد کنید.

روش دوم

روش دوم تنظیم حاشیه، استفاده از پنجره page setup است. قبلا نیز در این مطلب از page setup استفاده شد. برای دسترسی به این پنجره، فلش کنار قسمت page setup را در تب page layout اکسل کلیک کنید.

در پنجره باز شده، بر روی گزینه Margins کلیک کنید و مقادیر مورد نظر را وارد کنید.

حال میتوانید با استفاده از ویژگی ها و روش های گفته شده به صورت حرفه ای تری ورک شیت های اکسل خود را پرینت کنید. همانطور که گفته شد بسیاری از موارد گفته شده در این مطلب، زمانی کاربرد دارد که شما با داده های نسبتاً بزرگ کار میکنید. البته مشکلات رایج کاربران در زمینه پرینت اطلاعات در اکسل نیز مربوط به همین مواقع است. برای مطالعه بیشتر در زمینه پرینت اطلاعات در اکسل میتوانید مطلب زیر را نیز مطالعه کنید:

تنظیمات پرینت در اکسل