4.4/5 - (10 امتیاز)

در این مقاله، اساس عملکرد Flash Fill  اکسل توضیح داده خواهد شد و چند مثال از این ابزار کاربردی برای شما آماده شده است.

ابزار Flash Fill یکی از امکانات جذاب اکسل است. این ابزار کارهای خسته کننده که انجام آن به صورت دستی ممکن است ساعت ها طول بکشد را دریافت می کند و آن را به صورت خودکار در یک چشم برهم زدن (همانند نامی که برای آن انتخاب شده است) انجام می دهد. Flash Fill اکسل وظایف را خیلی سریع و ساده بدون آنکه مجبور باشید کار خاصی انجام دهید تحویل می دهد و نمونه ای از آنچه می خواهید را آماده می کند.

  • ابزار Flash Fill اکسل چیست
  • Flash Fill در کدام بخش اکسل قرار دارد
  • کلید میانبر Flash Fill در اکسل
  • نحوه استفاده از Flash Fill به چه صورت است
  • چگونه از Flash Fill در اکسل با استفاده از کلیک بر روی دکمه Flash Fill و یا زدن کلید میانبر استفاده کنیم
  • گزینه های Flash Fill اکسل
  • مثال هایی از ابزار Flash Fill اکسل
  • جداسازی متن از سلول (جداسازی ستون ها)
  • ترکیب داده از چند سلول در یک سلول (ادغام ستون ها)
  • مرتب کردن داده ها
  • فرمت دادن به متن، اعداد و تاریخ
  • جایگزین کردن بخشی از محتویات سلول
  • انجام ترکیب های پیشرفته
  • محدودیت ها و هشدارهای ابزار Flash Fill اکسل
  • نحوه فعال و غیرفعال کردن Flash Fill
  • زمانی که ابزار Flash Fill اکسل عمل نمی کند

مطلب مشابه: تکمیل خودکار (flash fill) در پاور کوئری

Flash Fill اکسل چیست

Flash Fill اکسل ابزاری خاص است که اطلاعاتی را که در حال وارد کردن آن هستید را آنالیز می کند و زمانی که الگویی تشخیص دهد مابقی سلول ها را به صورت خودکار پر می کند. ابزار Flash Fill در اکسل 2013 معرفی شده است و در همه نسخه های بعدی اکسل یعنی اکسل 2016، اکسل 2019 و آفیس 365 در دسترس است. شروع آن از دسامبر 2009 به واسطه تلاش های سامیت گلوانی (Sumit Gulwani)، پژوهشگر ارشد مایکروسافت، آغاز شد. او خانم تاجری را به صورت تصادفی در فرودگاه ملاقات می کند که مشکل مرج کردن سلول ها را دارد. ایده ای شکل می گیرد و چند سال بعد تکامل پیدا می کند و به ابزار قدرتمندی برای خودکار کردن کارها در اکسل تبدیل می شود.

Flash Fill به سادگی از عهده دهها کار مختلف که ممکن است به نوشتن فرمول های پیچیده و یا حتی کدنویسی VBA مانند جدا کردن و یا ترکیب رشته های متنی، پاکسازی داده ها، تصحیح ناسازگاری ها، دادن فرمت به متن ها و اعداد، تبدیل تاریخ به فرمت دلخواه، و خیلی چیزهای بیشتر نیاز داشته باشد بر می آید.

در هر مرحله از انجام کار، Flash Fill میلیون ها برنامه کوچک که ممکن است کار شما را به سرانجام برساند را با هم ترکیب می کند و سپس با استفاده از تکنیک ماشین های یادگیرنده کدهای قطعه قطعه شده را مرتب سازی می کند و آن را که برای انجام کار مناسب است را انتخاب می کند. و همه این کارها در هزارم ثانیه در پشت صحنه انجام می شود و کاربر نتیجه را تقریبا به صورت فوری مشاهده می کند.

ابزار Flash Fill در کدام بخش اکسل قرار دارد

در اکسل 2019، اکسل 2016 و اکسل 2013 ابزار Flash Fill در تب Data در گروه Data tools قرار گرفته است.

ابزار Flash Fill اکسل

کلید میانبر Flash Fill در اکسل

برای آنهایی که بیشتر مواقع ترجیح می دهند تا از کیبورد استفاده کنند، می توانند با ترکیب کلیدهای CTRL+E ابزار Flash Fill را اجرا کنند.

نحوه استفاده از Flash Fill به چه صورت است

معمولا Flash Fill به صورت خودکار عمل می کند و شما فقط نیاز است که یک الگو ایجاد کنید. به این صورت می توانید این کار را انجام دهید:

1. یک ستون در مجاورت ستونی که داده های مرجع در آن قرار دارد ایجاد کنید.

2. در سلول اول ستون جدید، مقادیری که می خواهید را تایپ کنید.

3. شروع به تایپ در سلول بعدی کنید، و اگر اکسل الگویی را تشخیص دهد، پیش نمایشی از داده ها که در سلول های پایین به صورت خودکار پر شده است نشان می دهد.

4. کلید Enter را بزنید تا پیش نمایش را تایید کنید. کار تمام است.

ابزار Flash Fill اکسل

نکته:

اگر از نتیجه کار ناراضی هستید، می توانید عمل را باز زدن کلیدهای CTRL+Z برگشت بزنید و یا از منوی Flash Fill این کار را انجام دهید که در ادامه مطلب توضیح داده خواهد شد.

چگونه از Flash Fill در اکسل با استفاده از کلیک بر روی کلید Flash Fill و یا زدن کلید میانبر استفاده کنیم

در بیشتر مواقع، ابزار Flash Fill در اکسل زمانی که الگویی را در ورود داده هایتان تشخیص دهد به صورت خودکار شروع به کار می کند، اگر پیش نمایشی فعال نشود، می توانید Flash Fill را به صورت دستی به این روش فعال کنید:

1. در سلول اول تایپ کنید و Enter بزنید.

2. بر روی کلید Flash Fill در تب Data کلیک کنید و یا کلید میانبر CTRL+E را بزنید.

ابزار Flash Fill اکسل

گزینه های Flash Fill اکسل

زمانی که از اکسل برای ورود داده ها به صورت خودکار استفاده می کنید، گزینه های Flash Fill در زیر سلول هایی که به صورت خودکار پر شده اند، ظاهر می شود. با کلیک بر روی آیکن، گزینه های زیر برای شما نمایش داده می شود:

  • Undo the Flash Fill results : با زدن این گزینه، Flash Fill انجام شده بازگشت داده می شود.
  • Select blank cells : همه خانه هایی را که بعد از انجام Flash Fill خالی مانده اند را انتخاب می کند.
  • Select the changed cells : برای انتخاب همه خانه هایی که توسط Flash Fill پر شده است کاربرد دارد. به عنوان مثال زمانی که می خواهید فرمت سلول ها را تغییر دهید.
ابزار Flash Fill اکسل

مثال هایی از ابزار Flash Fill اکسل

همانطور که در قبل اشاره کردیم، Flash Fill ابزاری همکاره است. مثال های زیر بخشی از ظرفیت های این ابزار را نشان می دهد، اما کارهایی بیشتر از این  مثال ها می تواند انجام دهد.

جداسازی متن از سلول (جداسازی ستون ها)

قبل از آنکه Flash Fill در دسترس باشد، جداسازی محتوای یک سلول و انتقال آن به چند سلول، نیاز به استفاده از ابزار Text to Columns و یا توابع متنی اکسل بود. به کمک Flash Fill شما نتیجه را فورا بدون دستکاری های پیچیده متن دریافت خواهید کرد.

فرض کنید یک ستون از آدرس دارید و می خواهید کدپستی را از آن ستون خارج کنید و در ستونی جدید قرار دهید. هدف خودتان را با تایپ کدپستی در سلول اول نشان دهید. به محض آنکه اکسل تشخیص دهد که چه کاری دارید انجام می دهید، تمام سلول های زیر نمونه تایپ شده را با کدپستی جدا شده پر می کند. شما فقط نیاز دارید تا بر روی Enter بزنید تا همه آن را تایید کنید.

ابزار Flash Fill اکسل

ترکیب داده از چند سلول در یک سلول (ادغام ستون ها)

اگر کاری برعکس کار بالا برای انجام دادن دارید، مشکلی نیست، Flash Fill همین طور می تواند مقادیر سلول ها را به هم بچسباند. علاوه بر آن، این ابزار می تواند مقادیری را که با اسپیس، ویرگول، نقطه ویرگول و یا هر کارکتر دیگری با هم ترکیب شده اند را از هم جدا کند. شما فقط نیاز دارید تا علامت مورد نظر را در سلول اول به اکسل نشان دهید:

ابزار Flash Fill اکسل

این روش برای ترکیب بخش های مختلف یک نام در سلول کاربرد دارد.

پاکسازی داده ها

اگر برخی از داده های وارد شده شما در ورک شیت، با اسپیس آغاز می شود، یعنی در ابتدای برخی داده اسپیس اضافه وجود دارد، با استفاده از ابزارFlash Fill می توانید از شر آن در یک چشم برهم زدن خلاص شوید. داده اول را بدون اسپیس در ابتدای آن تایپ کنید. و در ادامه همه اسپیس های اضافه از بین خواهد رفت:

ابزار Flash Fill اکسل

فرمت دادن به متن، اعداد و تاریخ

اغلب داده ها در صفحات گسترده شما به شکلی قالب بندی شده اند اما ممکن است شما به شکل دیگری آنها را بخواهید. فقط مقادیر خود را دقیقا همانطور که می خواهید نمایش داده شود تایپ کنید و Flash Fill مابقی کار را انجام می دهد.

ممکن است یک ستون از نام و نام خانوادگی داشته باشید که با حروف کوچک شروع شده اند. شما دوست دارید نام و نام خانوادگی در جای مناسب خود قرار گرفته باشند و توسط یک ویرگول از هم جدا شوند. این کار به سادگی برای Flash Fill امکان پذیر است.

ابزار Flash Fill اکسل

در برخی مواقع در حال کار با یک ستون از اعداد هستید و می خواهید به آن فرمت شماره تلفن بدهید. این کار را می توانید با استفاده از Special Format و یا فرمت دهی سفارشی اعداد در اکسل (Custom number format)  انجام دهید. و یا می توانید این کار را به روشی ساده به کمک Flash Fill  انجام دهید.

ابزار Flash Fill اکسل

برای قالب بندی مجدد تاریخ آنگونه که شما می خواهید، می توانید فرمت تاریخی را که می خواهید انتخاب کنید و یا یک قالب تاریخ را به درستی در سلول اول تایپ کنید. اگر پیشنهادی ظاهر نشد کلید میانبر CTRL+E را بزنید و یا از ریبون دکمه Flash Fill را انتخاب کنید و می بینید که به زیبایی عمل می کند.

ابزار Flash Fill اکسل

جایگزین کردن بخشی از محتویات سلول

جایگزین کردن بخشی از یک رشته متن با متنی دیگر، عملیاتی رایج در اکسل است، کاری که می توانید آن را به صورت خودکار توسط Flash Fill انجام دهید.

به عنوان مثال ستونی از اعداد مهم دارید و شما می خواهید بخشی از این اطلاعات حساس را با جایگزین کردن چهار رقم آخر با  XXXX سانسور کنید.

برای انجام اینکار یا می توانید از تابع Replace استفاده کنید و یا اینکه مقدار مورد نظر را در سلول اول تایپ کنید و اجازه دهید که Flash Fill مابقی سلول ها را به صورت خودکار پر کند.

ابزار Flash Fill اکسل

انجام ترکیب های پیشرفته

ابزار Flash Fill در اکسل تنها وظایف سر راست را که در مثال های بالا دید انجام نمی دهد، بلکه می تواند بازچینی داده های پیچیده تر را هم انجام دهد.

برای مثال بیایید بخش های مختلف از اطلاعات را از 3 ستون با هم ترکیب کنیم و کاراکترهایی را که می خواهیم به آن اضافه کنیم.

به فرض، نام خانوادگی در ستون A قرار دارد، نام در ستون B قرار دارد و نام دامنه در ستون C قرار دارد. بر اساس این اطلاعات شما می خواهید تا آدرس ایمیلی به این صورت بسازید:

com.دامنه@نام خانوادگی.حرف اول نام

برای کاربران با تجربه اکسل، کاری ندارد که حرف اول را به کمک تابع Left جدا کنند، همه حروف نام ها را به کمک تابع LOWER به حرف کوچک تبدیل کنند و همه بخش ها را با استفاده از عملگرهای الحاقی (مانند &) به هم بچسبانند.

=LOWER(LEFT(B2,1))&”.”&LOWER(A2)&”@”&LOWER(C2)&”.com”

ابزار Flash Fill اکسل

اما آیا ابزار Flash Fill اکسل می تواند این آدرس ایمیل را به صورت خودکار برای ما ایجاد کند؟ البته که می تواند.

ابزار Flash Fill اکسل

محدودیت ها و هشدارهای ابزار Flash Fill اکسل

Flash Fill ابزاری فوق العاده است. اما این ابزار محدودیت هایی دارد که قبل از آنکه از این ابزار در مجموعه داده های واقعیتان استفاده کنید، باید نسبت به آن آگاه باشید.

1. نتایج Flash Fill به صورت خودکار به روز رسانی نمی شود

بر خلاف فرمول نویسی، نتایج Flash Fill ثابت است. اگر تغییری در داده های اصلی ایجاد کنید، آن در نتایج Flash Fill تغییری ایجاد نخواهد کرد.

2. ممکن است در تشخیص الگو ناموفق باشد

در برخی مواقع، مخصوصا زمانی که داده های اصلی شما به صورت مختلفی چیده شده اند، ابزار Flash Fill ممکن است نتایج نادرست تولید کند.

به عنوان نمونه، اگر بخواهیم از ابزار Flash Fill برای داده های که برخی از آنها فقط شامل نام و نام خانوادگی است، برای استخراج نام میانی استفاده کنیم، نتیجه آن سلول ها اشتباه خواهد شد. بنابراین عاقلانه تر است که بر خروجی Flash Fill یک مرور داشته باشیم.

ابزار Flash Fill اکسل

3. چشم پوشی کردن از سلول هایی با کاراکترهای غیرقابل چاپ

اگر سلول هایی که در آن عمل پر شدن خودکار انجام می شود شامل کاراکترهای غیرقابل چاپ باشد(مانند اسپیس در یک سلول)، Flash Fill آن سلول ها را نادیده می گیرد و رد می کند.

ابزار Flash Fill اکسل

در این صورت اگر هریک از خانه ها در هنگام انجام Flash Fill خالی ماند، آن خانه ها را از مسیر  (Home tab >Formats group > Clear > Clear All) پاکسازی کنید و Flash Fill را دوباره اجرا کنید.

4. ممکن است فرمت اعداد را به رشته تبدیل کند

زمانی که از Flash Fill برای تغییر فرمت اعداد استفاده می کنید، دقت داشته باشید که این عمل ممکن است فرمت اعداد را به رشته های الفبایی تغییر دهد. اگر می خواهید فرمت عددی حفظ شود از ظرفیت های Format اکسل استفاده کنید که تنها نمایش دیداری را تغییر می دهد نه اساس مقادیر را.

ابزار Flash Fill اکسل

نحوه فعال و غیرفعال کردن Flash Fill

Flash Fill در اکسل به صورت پیش فرض فعال است، اگر پیشنهادات و تغییرات Flash Fill در ورک شیت های خود را نمی خواهید، می توانید Flash Fill را به این روش غیر فعال کنید:

1. در اکسل خود به File > Options بروید.

2. در بخش سمت چپ بر روی Advanced کلیک کنید.

3. در زیر قسمت Editing options ، تیک گزینه  Automatically Flash Fill را بردارید.

4. بر روی Ok کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود.

ابزار Flash Fill اکسل عمل نمی کند

در بیشتر مواقع Flash Fill بدون هیچ مشکلی عمل می کند. زمانی که به درستی عمل نکند، خطای زیر ممکن است نمایش داده شود، و نکاتی که در ادامه می آید ممکن است به شما کمک کند تا مشکل آن را رفع کنید.

ابزار Flash Fill اکسل

1. نمونه های بیشتری تایپ کنید

Flash Fill از نمونه های شما یاد می گیرد. اگر این ابزار قادر به پیدا کردن الگو در داده های شما نیست، سلول های بیشتری را به صورت دستی پر کنید، بنابراین اکسل الگوهای مختلفی را امتحان می کند تا الگوی مناسب را برای نیاز شما پیدا کند.

2. مجبورش کنید تا اجرا شود

اگر پیشنهادات Flash Fill به صورت خودکار نمایش داده نشد، آن را به صورت دستی با استفاده از کلیدهای میانبر CTRL+E و یا کلید Flash Fill در تب Data اجرا کنید.

3. مطمئن شوید که Flash Fill فعال است

اگر نه به صورت خودکار و نه به صورت دستی عمل نمی کند، بررسی کنید و ببینید آیا Flash Fill در اکسل شما فعال است یا خیر.

4.  Flash Fill همچنان خطا می دهد

اگر هیچ یک از پیشنهادات بالا عمل نکرد و Flash Fill همچنان خطا می داد، کار دیگری نمی توانید انجام دهید بجز آنکه به صورت دستی عمل کنید و یا اینکه از فرمول نویسی استفاده کنید.

به پایان آموزش ابزار Flash Fill رسیدیم. امیدوارم که این مطلب آموزشی برای شما کاربردی باشد و از آن استفاده کنید.

موفق باشید.

مشترک شدن
Notify of
guest

2 نظرات
نظردهی درون متنی
مشاهده همه نظرات
شهریار

واقعا نمیدونم چطوری تشکر کنم .مرسی از شما خداوند پشت و پناهتون باشه

امیر دایی

خواهش میکنم. موفق باشید.