به منظور آشنایی بیشتر با ابزار flash fill به لینک زیر مراجعه کنید:
چند مثال از ابزار flash fill اکسل
در واقع ابزار New Column by Example همان flash fill است که در درون پاور کوئری قرار گرفته است.
برای آشنایی کلی با ویژگی flash fill اکسل ویدئوی کوتاه زیر را مشاهده کنید:
خاصیت New Column by Example در پاور کوئری
فرض کنید داده هایی به شکل زیر را در اختیار دارید. اینکه این داده ها در کجا قرار دارند هیچ اهمیتی ندارد. این داده ها میتوانند در یک فایل اکسل، یک فایل CSV یا یک پایگاه داده خارجی باشد.
میخواهیم داده های خود را به نحوی پاکسازی کنیم. برای مثال، میخواهیم ستون name را به ستون های first name(نام) و last name(نام خانوادگی) تقسیم کنیم، حرف اول کلمات را به حروف بزرگ تبدیل کنیم و ستون های city، state و zip را به یک ستون تبدیل کنیم، حرف اول این ستون را نیز بزرگ کنیم، از حروف کوچک برای تمام حروف ستون state استفاده کنیم و از حروف کوچک برای تمام حروف ستون email استفاده کنیم.
در اکسل میتوانیم از خاصیت flash fill برای انجام بخشی از این کارها استفاده کنیم و از ترکیبی از توابع concatenate، upper، lower، proper و ابزار text to columns برای انجام بخش دیگر کار استفاده کنیم. روش دیگر این است که از طریق پاور کوئری و به صورت دستی یک سری عملیات تبدیل را انجام دهیم.
اما اگر بخواهیم از سهولت کار با flash fill و تکنیک های فوق العاده پاور کوئری در کنار یکدیگر استفاده کنیم چه باید کرد؟ مایکروسافت به خوبی این نیاز را تشخیص داده است و در یکی از به روز رسانی های خود خاصیت New Column by Example را اضافه کرده است. در ادامه نحوه عملکرد این ابزار را در چهار مرحل زیر بررسی خواهیم کرد:
• فراخوانی داده ها به Query editor
• Name column
• Address
• Email
فراخوانی داده ها به Qeury editor
در مرحله اول کار می بایست داده ها را وارد قسمت editor پاور کوئری کرد. برای انجام این کار کافیست در بین داده های خود کلیک کنید و در تب Data اکسل گزینه From Table/Range را انتخاب کنید. داده ها به شکلی که در زیر نمایش داده شده است وارد query editor میشوند. مرحله اول کار به همین سادگی تمام شد!
ستون Name
برای تجزیه کردن ستون name به دو ستون و بزرگ کردن حرف اول هر اسم، گزینه Add Column > Column From Examples را انتخاب میکنیم.
درست مثل زمانی که از flash fill استفاده میکنیم در اینجا نیز می بایست یک نمونه را به صورت دستی انجام دهیم. بنابراین، نام اول را به صورت دلخواه و به شکل زیر وارد میکنیم.
زمانی که کلید Enter را فشار دهید، پیش نمایشی از اتفاقی که در سلول های دیگر رخ خواهد داد، نشان داده میشود.
Ok را کلیک کنید تا عملیات تبدیل به همین سادگی به پایان برسد. برای ستون نام خانوادگی(last name) نیز همین فرایند را طی کنید.
ستون Address
ترکیب ستون های city، state و zip code در یک ستون، کار دشواری نیست. در اینجا هم دستور Add Column > Column From Examples را انتخاب کنید. یک نمونه را به صورت دستی انجام دهید. شما میتوانید در بین این سه مقدار در ستون جدید از هر نوع جداکننده ای(نقطه، کاما، خط فاصله و …) استفاده کنید.
ستون Email
همانطور که قبلا گفته شد، میخواهیم تمام حروف ستون Email به حروف کوچک تبدیل شود. نیازی به توضیح نیست و احتمالا تاکنون به خوبی روش کار را فراگرفته اید. دستور Add Column > Column From Examples را انتخاب کنید. یک آدرس ایمیل را به صورت حروف کوچک تبدیل کنید و ok را بزنید.
پس از اینکه داده های خود را پاکسازی کردید و در صورت نیاز از دیگر قابلیت های پاور کوئری اکسل استفاده کردید، میتونید گزینه close&load را کلیک کنید تا نتیجه کار وارد محیط اصلی اکسل شود.
همانطور که همواره گفته شده است، با معرفی پاور کوئری توسط اکسل، بسیاری از کارهایی که قبلا با فرمولهای بسیار پیچیده و ترکیبی و بعضا استفاده از کدهای VBA قابل انجام بود، با استفاده از پاور کوئری با چند کلیک ساده انجام میشود. بنابراین پیشنهاد میکنیم حتما کار با ابزار پاور کوئری اکسل را یاد بگیرید. برای مطالعه مطالب بیشتر در زمینه پاور کوئری در اکسل و مشاهده فیلم های آموزشی متعدد در این زمینه میتوانید به صفحه آموزش پاور کوئری در اکسل مراجعه کنید.