حال وقت آن است که از نقطه نظر داشبورد به این موضوع توجه کنیم. آیا شما تمایل دارید در ابتدا تمایلات و نیازمندیهای مشتریان و ذینفعان داشبورد را مورد شناسایی قرار دهید یا ترجیح میدهید پس از ساخت داشبورد مدیریتی با توجه به نیازهای مشتریان آن را تغییر دهید؟
شما میتوانید مطالب زیر را نیز در زمینه داشبورد مدیریتی مطالعه کنید:
داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنیم؟
چگونه داشبورد مدیریتی در اکسل طراحی کنیم؟
اصول طراحی داشبورد مدیریتی اکسل
اصول طراحی ظاهری داشبورد مدیریتی در اکسل
هشت نمونه و الگو از داشبورد فروش در اکسل
با خود فکر کنید که چند بار اتفاق افتاده که در حال ارائه یک گزارش یا تحلیل می بایست دائماً به مخاطبین یادآوری کنید که ” نه…منظور من این است” و یا “ای کاش این موضوع را نیز در گزارش قرار میدادیم”. همانطور که مشاهده میکنید این موضوع برای یک تحلیل یا گزارش ساده میتواند بسیار مشکل ساز باشد و باعث شود کاربر به خوبی با کار شما ارتباط برقرار نکند، حال تصور کنید در مورد یک داشبورد با چندین فرایند یکپارچه داده ای چگونه خواهد بود. فرایند تعریف نیازمندیهای کاربر در ساخت داشبورد نباید بسیار پیچیده یا بسیار ساده باشد. در اینجا چند نکته ساده را آورده ایم که شما میتوانید با انجام دادن آن مطمئن باشید که ایده ای منسجم از هدف داشبورد در ذهن خود دارید. زمانی که مشغول تعریف نیازهای کاربر در ساخت داشبورد هستید، بر روی نوع و بعد داده ای که نیاز دارید، منبع داده ای که از آن استفاده خواهید کرد و … تمرکز کنید. این نکته مهم است که بدون فرایند های منسجم داده ای، داشبورد شما مؤثر و پایدار نخواهد بود.
صاحب اصلی داشبورد مدیریتی کیست؟
زمانی که نیازهای کاربر در ساخت داشبورد را تعریف می کنید، از اینکه مشخص کنید چه کسی درخواست اولیه را صادر میکند و صحبت در مورد اینکه نیازمندیهای واقعی او چیست هراسی نداشته باشید. شخص یا سازمانی که داشبورد را درخواست میدهد نقش زیادی در مورد قبول واقع شدن داشبوردی که شما خواهید ساخت دارد. در مورد هدف داشبورد و جرقه اولیه ای که باعث شد ساخت یک داشبورد به ذهنتان خطور کند، با هرکسی که فکر میکنید در داشبورد مورد نظر ذینفع است، بحث کنید. بعد از اینکه در مورد این موضوعات بحث کردید، ممکن است به این نتیجه برسید که یک گزارش ساده اکسل نیاز آنان را برطرف میکند و هیچ نیازی به ایجاد یک داشبورد نیست!
نوع داشبورد را مشخص کنید
به صورت کلی ما سه نوع داشبورد داریم که هر کدام از این انواع داشبورد برای گروهی از کاربران و نیازمندیهایی که هرکدام از آنان دارند مفید است. در مطالب بعدی در زمینه داشبورد مدیریتی در اکسل بیشتر در مورد هرکدام از انواع داشبورد صحیت خواهیم کرد . اما سه نوع اصلی داشبورد مدیریتی که میتوانید بر حسب نیاز خود از آنها استفاده کنید در زیر آمده است: • داشبورد عملیاتی • داشبورد استراتژیک یا اجرایی • داشبورد تحلیلی
از کاربر برای تشخیص نیازها استفاده کنید
در مورد اینکه چه کسی کاربر نهایی داشبورد است بحث و گفتگو کنید. وقتی را با کاربران نهایی صرف کنید و با آنها در مورد اینکه چگونه می خواهند از داشبورد استفاده کنند، صحبت کنید. برای مثال آیا داشبورد به عنوان یک ابزار عمکردی برای یک مدیر منطقه ای مورد استفاده قرار می گیرد یا برای به اشتراک گذاشتن داده با مشتریان خارجی استفاده می شود. صحبت کردن در مورد این مسائل پایه ای، با افراد صحیح، باعث تطبیق افکار شما و جلوگیری از مورد غفلت قرار گرفتن نیازمندیهای کاربر میشود.
نیاز به واکاوی داده ها را مشخص کنید
بسیاری از داشبورد ها ویژگی واکاوی را ارائه میکنند که به کاربر این امکان را میدهد در صورت نیاز با کلیک کردن به جزییات بیشتری دست پیدا کنید. شما می بایست درک روشنتری از انواع واکاوی که در ذهن مشتریان است، داشته باشید. برای بسیاری از کاربران، ویژگی واکاوی عبارت است از: توانایی دسترسی به یک جدول از داده های خام که شاخص های استفاده شده در داشبورد را مورد پشتیبانی قرار میدهد. من هم قبول دارم که رفع نیازهای همه کاربران و افراد ذینفع در داشبورد کار آسانی نیست و شاید اصلا عملی نباشد. اما شما میتوانید حداقل انتظارات را در نظر داشته باشید و با مستندسازی از خواسته های کاربران، در ساخت داشبورد های بعدی از آن استفاده کنید. این کار به شما این امکان را میدهد که برای هرکدام از ماکروها، لینک ها و یا دیگر راه حل های موجود در داشبورد برنامه ریزی داشته باشید.
برنامه زمانی به روز رسانی داشبورد را تعیین کنید
برنامه زمانی، به این موضوع اشاره دارد که هرچند وقت یکبار داشبورد تغییر میکند تا آخرین اطلاعات در دسترس را منعکس نماید. شما نیز مثل شخصی که داشبورد را ساخته یا زمان بندی کرده، بهتر است تأثیری در این زمانبندی داشته باشید. مشتریان شما زمانی که در مورد زمانبندی داشبورد صحبت میکنند، فکر نمیکنند که در زمان به روز رسانی داشبورد از گفته های آنان استفاده شود ولی شما می بایست منابع داده مختلفی را که در ایجاد ابزار ها از آن استفاده میکنید به یاد داشته باشید. شما قادر نیستید داشبورد خود را سریعتر از زمانی که منابع داده شما به روز رسانی می شود، به روز رسانی کنید. همچنین برای ساخت ماکروها که باعث اتومات شدن کارهای تکراری و به روزرسانی های زمان بر می شود نیز به بحث و گفتگو بپردازید