مدیران فروش به منظور مدیریت تیم خود و رسیدن به میزان فروش برنامه ریزی شده، می بایست به صورت دقیقی عملکرد نمایندگان فروش خود را اندازه گیری کنند. متریک ها و شاخص های بسیار زیادی وجود دارد که بسته به عقاید، دانش و سلیقه های افراد مورد استفاده قرار میگیرد. در اینجا نیز با بالا رفتن حجم اطلاعات و البته نیاز کسب و کار به اطلاعات دقیق، تکنولوژی کمک کننده بوده و داشبورد مدیریت فروش به خوبی توانسته است حجم کار فوق العاده زیادی را از روی دوش نیروی انسانی بردارد و اطلاعات بسیار دقیقی را در اختیار مدیران قرار دهد.
در این مقاله، ما بر روی شاخصهای فروش در سه محدوده “فعالیتها،کانال فروش و نتایج فروش” تمرکز میکنیم و با این کار شما از پوسته مدیریت فروش خارج شده و درک عمیقتری از آن بدست خواهید آورد.
سایر مطالبی که خواندن آنها را به شما توصیه میکنیم:
اصول طراحی داشبورد مدیریتی اکسل
چگونه داشبورد مدیریتی در اکسل طراحی کنیم؟
اصول طراحی ظاهری داشبورد مدیریتی در اکسل
هشت نمونه و الگو از داشبورد فروش در اکسل
شاخص های مورد استفاده در داشبورد مدیریت فروش
فروش تابعی از تعداد فعالیت های صحیح است. به این معنی که اگر میخواهید عملکرد تیم خود را اندازه گیری کنید، می بایست فعالیت های روزانه آنها را مورد ردیابی قرار دهید.سه شاخص ارائه شده در زیر به شما کمک میکند اطمینان یابید که نه تنها نمایندگان فروش شما فعالیت صحیح را انجام میدهند بلکه این فعالیتها به صورت مؤثری منجر به ثبت سفارش می شود.
در این بخش به سه متریک کلیدی در فروش می پردازیم:
- تعداد فعالیت ها
- نرخ اثربخشی فعالیت
- نتایج فعالیت در مقابل اهداف فعالیت
تعداد فعالیت
شاخص:
تعداد فعالیتهایی( برای مثال تماس تلفنی، ایمیل) که نماینده شما در یک مدت زمان مشخص انجام میدهد.
این عامل مشخص میکند:
آیا نماینده شما اقدام لازم برای رسیدن به مقادیر هدف را انجام میدهد؟ چه تعداد تماس و قرار ملاقات، هر کدام از نمایندگان شما در مدت مشخصی از زمان به انجام می رسانند؟
کاربرد:
در صورتی که نماینده شما فعالیت کافی را نداشته باشد شما نخواهید توانست به اهداف خود دست یابید. فروش تابعی از تعداد اقدامات نمایندگان فروش است، به همین دلیل مهم است که با دقت این متریک را تحت نظر داشته باشید. حتی در صورتی که امکان پیگیری فعالیت های روزمره نماینده وجود ندارد میتوانید با کنترل میزان کلی فعالیت های او میزان سخت کوشی او و دغدغه اش برای رسیدن به اهداف دلخواه را تحت نظر داشت باشید. برای مثال در گزارش بالا، میتوانید ببینید که یکی از نمایندگان نسبت به دیگران تعداد بسیار زیادی فعالیت فروش داشته است. برای تشویق نمایندگان تحت نظر خود چه اقدامی میتوانید انجام دهید؟ یکی از راه های انجام این کار، شفاف سازی بیشتر متریک ها با ارائه نتایج به صورت منظم برای ایجاد یک رقابت سالم است. این کار باعث می شود هر فرد نتیجه کار خود را در مقابل همکار خود ببیند.
نرخ اثربخشی فعالیت فروش
شاخص دوم:
نرخ” تماس: اتصال – اتصال: قرار ملاقات – قرار ملاقات: فرصت ایجاد شده”
این عامل نشان میدهد:
نمایندگان شما در تبدیل فعالیتها به فرصت تا چه اندازه موفق بوده اند؟
در حالی که اندازه گیری تعداد فعالیت هایی که نمایندگان شما به انجام میرسانند، فهم مؤثری از میزان تلاش و بهره وری آنها را ارائه میکند، ولی نرخ اثربخشی شما را متوجه نرخ تبدیل این فعالیت ها میکند. هرچند فعالیت باعث ایجاد یک فرصت ثبت سفارش خواهد شد.
کاربرد
اثربخشی نمایندگان حتی بیشتر از فعالیتها، رسیدن به اهداف را مشخص میکند. چگونه میتوانید باعث شوید اثربخشی نمایندگان خود را افزایش دهید؟ آیا آنها تماس های زیادی انجام میدهند ولی تبدیل به قرار ملاقات نمیشود؟ ممکن است آنها تماس های غیر مؤثر برقرار کنند یا ایمیل های مبهم ارسال کنند. شاید می بایست در زمان دیگری تماس بگیرند یا با دقت بیشتری از لیست تلفن انتخاب کنند. آیا نمایندگان شما تعداد قابل قبولی از جلسات و قرارملاقات را ایجاد نمیکنند؟ شما فقط با اندازه گیری نرخ اثربخشی نمایندگان خود میتوانید اطمینان یابید که نمایندگان شما نه تنها فعالیت صحیح را انجام میدهند بلکه این کار را به صورتی انجام میدهند که منجر به ایجاد شدن فرصت های پایین دستی و معاملات خواهد شد. با این کار، شما میتوانید نواحی ضعف را شناسایی کنید و نمایندگان خود را به سمت پیشرفت رهنون شوید.
در جدول زیر، برای مثال، شما میتوانید ببینید که steve nash 25 درصد بیشتر از shawn marion تماس برقرار کرده است.
فقط بر اساس همین متریک، ممکن است shawn marion را به خاطر تعداد کم فعالیتش جریمه کنید و steve nash را نیز به خاطر سطح بالای فعالیتش تشویق نمایید. اما با دقت بیشتر میتوانید ببینید که shawn marion پنج بار بیشتر قرار ملاقات تنظیم کرده است. پیگیری نرخ تأثیر گذاری به جای تعداد صرف تماس باعث خواهد شد که shawn marion را تشویق کنید در حالی که steve nash می بایست راهنمایی شود تا قادر باشد از تعداد زیاد تماس های خود استفاده مؤثرتری داشته باشد. استفاده از نرخ اثربخشی همچنین به شما کمک میکند، مشخص کنید کدام قسمت از فرایند فروش شما نیاز به بهبود دارد تا در نتیجه بتوانید به اهداف نهایی خود دست یابید. با نگاه به گذشته شما میتوانید مشخص کنید که چه عاملی باعث شده است به اهداف خود نرسید. آیا فرصت های کافی را ایجاد کرده اید؟ چرا ایجاد نکرده اید؟ آیا به خاطر تنظیم نکردن قرار ملاقات های کافی است یا به خاطر عدم تبدیل قرار ملاقات به برنامه های زمانی بوده است؟ توجه کافی به نرخ اثربخشی نمایندگان خود به شما اطمینان میدهد که در مسیر درستی در حال حرکت به سوی هدف هستید (هم از لحاظ تعداد و هم کارایی).
زمانی که مشخص کردید چه عاملی شما را از رسیدن به اهدافتان مانع شده است،می بایست همان نواحی را مورد هدف قرار دهید و نمایندگان خود را برای گذر از آن نواحی هدایت کنید. برای مثال برای رفع نرخ پایین اتصال، میتوانید نمایندگان خود را راهنمایی کنید تا اطلاعات بیشتری در تماس های خود ارائه کنند و ایمیل های بهتری را ارسال کنند. شما میتوانید تعدادی از تماس ها را گوش دهید و سپس در رفع نقایص کارکنان در هنگام صحبت کردن با مشتریان بالقوه تلاش کنید. .
نتایج فعالیتها در مقابل اهداف فعالیتها
شاخص سوم:
دستیابی به اهداف فروش
این عامل نشان میدهد:
آیا نمایندگان شما به اهداف خود می رسند؟ نمایندگان شما در یک محیط خلاء کار نمیکنند ، آنها برای رسیدن به اهداف کاملاً مشخص شده ای کار میکنند. اندازه گیری و ارائه این نتایج در مقابل اهداف از قبل مشخص شده، قابل اتکاء ترین شیوه برای اطمینان از این موضوع است که آنها به اهداف مشخص شده شما رسیده اند.
کاربرد
اگر میخواهید فرهنگ پاسخگویی و رقابت را در سازمان خود ایجاد کنید، نمایندگان شما میبایست بدانند چگونه می بایست عملکرد خود را در مقابل دیگر همکاران و اهداف تنظیم شده مورد مقایسه قرار دهند. پیگیری این شاخص و به اشتراک گذاشتن آن با نمایندگان به شما کمک خواهد کرد شفافیت را افزایش دهید و در نتیجه نمایندگان میدانند که عملکردشان چگونه بوده است. آیا تمام نمایندگان شما در تمام محدوده ها به اهداف خود دست می یابند و فقط در یک محدوده خاص با شکست مواجه میشوند؟ (برای مثال ryan oneal در گزارش بالا)؟ پیگیری روند عملکرد نمایندگان در مقابل اهداف به شما کمک خواهد کرد تا شکاف های عملکردی را شناسایی کنید و نمایندگان خود را در همین ناحیه ها مورد هدایت و راهنمایی قرار دهید. این بینش در مورد کلیت عملکرد و عملکرد نمایندگان در محدوده های مشخص، باعث رواج رقابت سالم در میان افراد شما خواهد شد.
برای مطالعه بیشتر در زمینه داشبورد مدیریت فروش و مشاهده الگوهای واقعی داشبورد فروش میتوانید مطلب ( 8 نمونه و الگو از داشبورد فروش در اکسل) را مطالعه کنید.