بخش منابع انسانی سازمان نیز مستثنی نیست. همزمان با اینکه افراد با استعداد تبدیل به یک کالای کمیاب می شوند، سازمان ها به دنبال به کاربردن تحلیل ها در مورد داده های مربوط به نیروی انسانی خود هستند. در این مطلب، اصول طراحی داشبورد منابع انسانی را بررسی می کنیم.
شما میتوانید مطالب زیر را نیز در زمینه داشبورد مدیریتی مطالعه کنید:
داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنیم؟
چگونه داشبورد مدیریتی در اکسل طراحی کنیم؟
اصول طراحی داشبورد مدیریتی اکسل
اصول طراحی ظاهری داشبورد مدیریتی در اکسل
هشت نمونه و الگو از داشبورد فروش در اکسل
اگر خرده فروشان کالاهای مصرفی، میتوانند با استفاده از تاریخچه خرید هرکدام از مشتریان، از شخصی ترین مسائل آنها باخبر شوند و پیش بینی کنند، چرا کسب و کارها نتوانند با استفاده از داده های رفتاری به شناسایی کارکنان خود بپردازند.این موضوع همان ایده ای است که در پشت تحلیل های نیروی انسانی قرار دارد.
تقاطع داده و رفتار انسانی، باعث استفاده از ابزارهای تحلیلی نیروی انسانی شده است. از لحاظ تاریخی علم آی تی به داده های کسب و کار دسترسی دارد و نیروی انسانی به منظور تهیه گزارش های نیروی کار به آن وابسته است. ولی هرچه تکنولوژی پیشرفت میکند، استفاده از این ابزارها به صورت فزاینده ای تسهیل می شود. در حال حاضر بخش نیروی انسانی میتواند داده های مورد نیاز خود را از نرم افزار های نیروی انسانی که استفاده از آن نیز بسیار آسان است، به دست آورد و وابستگی قابل توجهی در این زمینه به بخش IT سازمان ندارد.
داشبورد نیروی انسانی چیست؟
به دست آوردن، توسعه دادن و بازپس گیری افراد مستعد، کاری بسیار پیچیده است. از استخدام گرفته تا مدیریت عملکرد، کسب و کار ها به صورت فزاینده ای به تکنولوژی وابسته هستند و از آن برای نظارت بر فعالیت های اصلی سازمان از پرداخت گرفته تا تطبیق اهداف، استفاده میکنند و نرم افزار های نیروی انسانی برای این مهم اطلاعات وسیعی را در مورد کارکنان فراهم میکند.
ولی جمع آوری ساده داده ها مشکلی را حل نخواهد کرد. داده زمانی ارزشمند است که داستانی را تعریف کند.
و این همان جایی است که نرم افزارهای مدرن نیروی انسانی و تحلیل ها وارد می شود. این نرم افزارها به شرکت ها کمک میکند داده های مربوط به کارکنان را به شیوه ای معنی دار جمع آوری و ارائه کنند. در مقابل این نرم افزار ها به کسب و کار شما این امکان را میدهد تصمیم های داده محور بگیرد.
برای مثال سوالات زیر را می بایست در طراحی داشبورد منابع انسانی در نظر بگیرید:
- شما می بایست در کجا، زمان و منابع مالی را هزینه کنید؟
- تفاوت سطح مهارت ها در افراد بالا و پایین سازمان چیست؟ چگونه میتوانید این شکاف را پر کنید؟
- شرکت چند نفر مدیر بالقوه دارد و هزینه از دست دادن آنان چیست؟
- آیا شما در مهارت هایی که شرکت در 3 تا 5 سال آینده نیاز دارد ضعیف هستید یا قوی ؟
برای کمک به شما برای رهگیری این روند، یک داشبورد نیروی انسانی، مرتبط ترین اطلاعات را جمع آوری میکند – گزارش ها و اطلاعاتی که واقعاً برای شما اهمیت دارد- و این اطلاعات را در یک صفحه برای شما ساماندهی می کند. این اطلاعات از طریق چارت ها، نمودارها و شاخص هایی برای شما نمایش داده می شود. ارائه داده به صورت گرافیکی به شما کمک میکند با یک دید بر همه چیز نظارت داشته باشید و پیشرفت شرکت به سمت اهداف را اندازه گیری کنید. داشبورد های منابع انسانی معمولاً تعاملی هستند و زمانی که به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشید میتوانید بیشتر تفحص کنید و همچنین قابل خلاصه سازی هستند تا هر زمان که لازم دانستید از داده های اولویت داری که مورد نیاز شماست استفاده کنید.
یک داشبورد نیروی انسانی خوب چگونه ایجاد می شود؟
داشبوردهای نیروی انسانی برای تحلیل عملکرد و شناسایی نقاط نیازمند بهبود در سازمان مفید هستند. این نرم افزارها نه تنها برای مدیران نیروی انسانی مفید هستند بلکه برای مدیران سطح c نیز کارایی دارند. تصمیم گیران تضمین میکنند که استراتژی سازمان با اهداف مدیریتی، اجرایی و فردی در تطابق است. مدیران اجرایی و نیروی انسانی میبایست به منظور شناسایی داده های مورد نیاز برای اقدام، به صورت مشترک کار کنند. سپس شما میتوانید داده ها را برای تطبیق عملکرد نیروی کار با اهداف سازمانی، جمع آوری و کنترل کنید.
یک داشبورد خوب منابع انسانی، شاخص های کلیدی عملکرد را به صورت دقیق ارائه میدهد. در زیر نکاتی آمده است که می بایست هنگام طراحی داشبورد منابع انسانی به آن توجه شود.
1. هر چیزی را که اندازه گیری می کنید، محدود کنید
این که شما میتوانید شاخص های کلیدی عملکرد زیادی را کنترل کنید دلیل نمی شود که این کار را انجام دهید. شما قرار نیست یک غول بی شاخ و دم ایجاد کنید. شما باید تصویری منطقی از وضعیت نیروی کار ارائه دهید تا بتوان در اخذ تصمیم از آن بهره برد. معیارهای مربوط به عملکرد را نظارت کنید. 8 تا 12 مورد از مهمترین موارد را ارائه دهید و همچنین این قابلیت را نیز قرار دهید تا در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر دسترسی داشته باشند.
2. صرفاً داده های معنی دار را اندازه گیری کنید
داده، زمانی بیشترین ارزش را خواهد داشت که کاربردی باشد. هدف، کنترل شاخص هایی است که بتوان آن را به اقدامات آینده مرتبط کرد. تصور کنید نیروی انسانی به دلیل رشد سریع، نیازمند استخدام شدید باشد. در صورتی که تمام کارکنان سازمان شما از طریق آگهی های linkedin جذب شوند، آیا شما باید به منظور یافتن نیروی کار جدید وقت و هزینه صرف کنید؟ فقط داده هایی را کنترل و نظارت کنید که میتوانید از آن برای اخذ تصمیم استفاده کنید.
3. عمیقتر شیرجه بزنید
کسب و کار ها می بایست به یک تعادل دقیق بین اندازه گیری هر چیزی و اندازه گیری هیچ چیز برسند. برای این کار، ابتدا چالش های مربوط به هر بخش را مشخص کنید. سپس مشخص کنید کدام یک به بخش نیروی انسانی مربوط است. در مرحله بعد مشخص کنید چه شاخصی میتواند به حل این چالش ها کمک کند.
بیایید از چرخش شغلی کارکنان به عنوان یک مثال استفاده کنیم. این کار یک چالش عظیم برای بسیاری از کسب و کارهاست، ولی نظارت بر نرخ جابجایی سالانه یا ماهانه این مشکل را حل نخواهد کرد. به منظور به دست آوردن بینشی در مورد این موضوع شما می بایست ابتدا نرخ جابجایی داوطلبانه را به چند دسته تقسیم بندی کنید برای مثال، بازنشستگی در مقابل عدم بازنشستگی، بخش یا مدیر، سطح مهارت، سن و … آیا شما در حال ازدست دادن کارکنان قدیمی خود هستید؟ آیا کارکنان به دلیل ارتباط خود با مدیر سازمان را ترک میکنند؟ از شاخص های پایه ای فراتر روید تا داستان را پیدا کنید.
به یاد داشته باشید که یک داشبورد راهی برای رسیدن به هدف است. نظارت تنها بر داده ها باعث ایجاد انقلاب در یک سازمان نخواهد شد. در صورتی که داشبورد منابع انسانی شما در راه اخذ تصمیم ها و استراتژی ها کمک کننده نیست، آن را اصلاح کنید . منافع مستمر به ازای بهبود مستمر ایجاد خواهد شد.
نمونه هایی از داشبورد های منابع انسانی
بازار نرم افزارهای منابع انسانی بسیار گسترده است. حال که شما پیش نیاز های مورد نیاز را برای یک داشبورد خوب میدانید، زمان آن است که با نمونه هایی از آن آشنا شوید. تعدادی از داشبورد های مطرح در زمینه نیروی انسانی را بررسس کنید تا بهتر بتوانید بازار را در این زمینه راهبری کنید.
Workday
Workday یکی از پیشروها در زمینه نرم افزارهای نیروی انسانی است. نرم افزارهای این شرکت نحوه پخش اطلاعات در منابع و سیستم های مختلف توسط سازمان را دوباره تعریف میکند.workday تحلیل های داده ای سنگین را با نیروی انسانی ترکیب کرده و در قالبی ساده و شهودی به کاربر ارائه میدهد.
کاربران میتوانند داده های workday را با داده های خارجی ترکیب کرده و گزارش های عمیقی ایجاد کنند که بوسیله گوشی های هوشمند، تبلت و کامپیوتر قابل ارائه است. یک سیستم یکپارچه مدیریت سرمایه انسانی می بایست علاوه بر ارائه شاخص های معمولی مثل تعداد کارکنان، حضور و غیاب، بهره وری نیروی کار، اهداف عملکردی و … ، بینشی را در زمینه چرخش شغلی و عملکرد ایجاد کند.
Jobvite
علاوه بر داشبورد های به هم پیوسته و عریض و طویل، شما میتوانید به داشبورد های تک منظوره ای مثل استخدام یا جستجوی متقاضی نیز دسترسی داشته باشید. محیط کاربری ساده jobvite، با نظارت بر شاخص هایی همچون به کارگیری منابع استخدامی، مصاحبه های مدیر استخدام و نرخ ارائه سازمان توسط کارکنان، میزان اثربخشی سیستم استخدام یک سازمان را مشخص میکند. شما همچنین میتوانید ارائه سازمان را نیز مورد نظارت قرار دهید، که به شما این امکان را میدهد که بدانید چقدر احتمال دارد کارکنان شما، سازمانتان را به یک دوست یا همکار پیشنهاد دهند. این موضوع بینشی را در مورد رضایت کارکنان و داده های مقایسه ای به ازای هر ارائه سازمانی به دست میدهد. در صورتی که ارائه سازمان به بیرون در بخشی از سازمان موجود نباشد، این موضوع پرچم قرمزی را نشان میدهد که “مدیر نیاز به بهبود دارد”
Officevib
در صورتی که میخواهید از وضعیت سازمان خود مطلع شوید، officevib میتواند به شما کمک کند. این شرکت درحال متخصص شدن در زمینه فن آوری است، که به صورت منظم تعهد کارکنان و رضایت آنان را اندازه گیری میکند تا به صورت مستمر روحیه کارکنان را افزایش دهد، بهره وری را بالا برد، و جابجایی را کاهش دهد.
هر هفته officevibe به صورت اتوماتیک، یک سؤال کوتاه را برای کارکنان ارسال میکند. نتایج این تحقیق میتواند توسط مدیر از طریق داشبورد مشاهده شود. پلتفرم officevibe میتواند توسط موبایل و گوشی های هوشمند نیز مورد استفاده قرار گیرد.
یک داشبورد نیروی انسانی خوب، ابزاری گرانبها برای کسب و کار هاست. شرکت ها می بایست بتوانند داده های مربوط به نیروی انسانی خود را ببینند، بفهمند، تسهیم کنند و بر اساس آن اقدام نمایند. در صورتی که کمپانی شما در تحلیل عملکرد، شناسایی نقاط نیازمند بهبود، با مشکل مواجه شده است، استفاده از نرم افزارهای مدرن منابع انسانی را مورد نظر قرار دهید تا داستان های معنی دار مخفی شده در پشت داده های سازمانتان نمایان شود.