در این سلسله آموزش ها می خواهیم 50 نکته در مورد پیوت تیبل (pivot table) که جدول پاشنه ای نیز نامیده میشود را به شما آموزش دهیم و گام به گام شما را با پیوت تیبل (pivot table) آشنا کنیم. در پنجمین قسمت از آموزش پیوت تیبل یکی از مشکلات رایجی که برای کاربران پیوت تیبل (pivot table)  اتفاق می افتد را مطرح کرده ایم و نحوه رفع مشکل را گام به گام توضیح داده ایم. برای مطالعه قسمت قبل این مجموعه مطلب (50 نکته کاربردی در پیوت تیبل – طراحی بصری گزارش ها) را مطالعه فرمائید.

نکته چهارم. نمایش sum به جای count در پیوت تیبل

سه دلیل برای این موضوع وجود دارد؟

• سلول های خالی در میان مجموعه داده های شما وجود دارد. یا
• سلول هایی با فرمت متنی در میان مجموعه داده شما وجود دارد. یا
• در درون پیوت تیبل (pivot table) شما یک فیلد Valuesگروه بندی شده است.

1. وجود سلول(های) خالی در داده ها

اگر شما حداقل یک سلول خالی در ستون مقادیر خود داشته باشید، اکسل به صورت اتوماتیک تصور میکند که کل ستون متنی است. به نظر احمقانه می رسد ولی شیوه تفکر اکسل به این شکل است.

2. وجود سلول های با فرمت متن (text) در بین داده ها

اگر سلولی داشته باشید که با فرمت text در ستون مقادیر شما ذخیره شده باشد، باعث میشود به جای مقدار Sum مقدار Count نمایش داده شود. این مشکل معمولا زمانی رخ میدهد که شما داده ها را از ERP یا سیستم های خارجی دانلود میکنید و این سیستم ها اعدادی را به شما میدهند که با فرمت Text ذخیره سازی شده اند.

در این صورت تعداد فروش یا Count of sales به شکل زیر بدست خواهد آمد.

رفع مشکل نمایش sum به جای count (جمع زدن به جای شمارش در پیوت تیبل)

برای حل دو مشکل اول یعنی وجود سلول بدون مقدار یا سلول های با فرمت متن می بایست مراحل زیر را طی کنید:

مرحله1: می بایست یک مقدار یا صفر را درون سلول های خالی یا با فرمت text وارد کنید. (اگر عددهایی دارید که فرمت متنی دارند باید همه آنها را در عدد یک ضرب کنید.)

اگر تعداد سلول های خالی شما زیاد است از این روش استفاده کنید:

1- ابتدا کل بازه مورد نظر را به حالت انتحاب در آورید.

2- از مسیر زیر تمام سلول های خالی را انتخاب کنید:

home->find & select -> go to special

گزینه blank را انتخاب کنید.

3- مقدار صفر را تایپ کنید.

4- ctrl + enter‌ بزنید تا در همه سلول های خالی عدد صفر درج شود.

برای ضرب کردن تعداد زیادی عدد در عدد خاص (در اینجا عدد یک) از این روش استفاده کنید:

1- در یک سلول عدد 1 را تایپ کنید.

2- سلولی که در آن عدد یک را تایپ کردید با زدن Ctrl+C کپی کنید.

3- بازه مورد نظر را انتخاب کنید.

4- کلیدهای ctrl+alt+v را بزنید تا پنجره paste special باز شود.

5- گزینه multiply را انتخاب کنید و ok بزنید.

مرحله2: به pivot table خود بروید، بر روی Count of… کلیک کنید و آن را به خارج از محدوده values درگ کنید.

مرحله3: پیوت تیبل خود را refresh کنید.

مرحله4: یکبار دیگر فیلد مقدار فروش (sales) را در درون محدوده values قرار دهید.

3. وجود مقادیر گروه بندی شده در بین داده ها

اگر شما یک فیلد values (برای مثال فروش) را در برچسب های row/columns قرار دهید و سپس آن را گروه بندی کنید، این اتفاق رخ میدهد. همچنین در صورتی که یک فیلد مقدار یکسان را دوبار در محدوده values قرار دهید همین مشکل بوجود خواهد آمد.

رفع مشکل گروه بندی

گام 1: بر روی مقادیر گروه بندی شده در pivot table راست کلیک کنید و ungroup را انتخاب کنید.

گام ۲: در پیوت تیبل فیلد Count of sales را از محدوده valuesخارج کنید.

گام ۳: یکبار دیگر فیلد Sales در قسمت values پیوت تیبل قرار دهید. حال عبارت Sum of sales نشان داده میشود.

در بعضی از مواقع شما مجبور هستید که از پیوت تیبلی استفاده کنید که دارای مقادیر گروه بندی شده است. ممکن است از ظاهر فیلد  sales مشخص نباشد که گروه بندی شده است به خصوص اگر در زیر برچسب های row/column قرار نگرفته باشد.

به همین دلیل ممکن است لازم باشد این فیلد را درگ کنید و آن را در محدوده های Rows/Columns قرار دهید تا مشخص شود که گروه بندی شده هستند یا خیر.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]